Nếu bạn đang tập làm quen sử dụng Notion thì chắc hẳn bạn không nên bỏ qua các database có sẵn trên nền tảng này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu Notion và các database là gì và làm cách nào để dựng lên và đưa vào sử dụng cho hợp lý?
Sử dụng database được xem là một tính năng nâng cao trên Notion bởi thay vì người dùng ghi chú trên 1 trang giấy thông thường, các database sẽ là 1 trang được xây dựng khuôn mẫu sẵn nhưng lại có thể dễ dàng thay đổi tuỳ theo nhu cầu và mục đích cá nhân. Hãy tìm hiểu chi tiết hơn về Notion và các database trong bài viết này nhé!
Dạng bảng tính – Table
Tương tự như Excel hay Google Sheet, Notion sẽ tạo sẵn cho bạn 1 khung được chia sẵn hàng và cột khi bạn nhập lệnh /table. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa như sau:
Bấm vào tên đề mục để thay đổi cho phù hợp với nhu cầu.
Ở mục Property Type, bạn có thể tuỳ chọn định dạng cho cột:
- Text và Number: gõ chữ / số bình thường
- Select và Multi-select: chọn thêm 1 hoặc nhiều nhãn dán cho nội dung của mình
- Date: thêm ngày thàng năm
- Person: thêm tên người
- File & Media: đính kèm thêm tệp tin hoặc hình ảnh cần thiết
- Checkbox: tại ô để đánh dấu hoàn tất
- URL / Email / Phone: thêm thông tin cá nhân như email, số điện thoại, link
Nhấn dấu + ở bên phải hoặc dưới cùng để thêm cột và hàng mới. Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh kích thước cột bằng cách kéo thả vách ngang ở giữa.
Ở từng ô, bạn còn có thể nhấn nút Open để mở ra trang mới và trực tiếp thêm các nội dung liên quan mà không cần thiết phải tạo 1 trang bên ngoài nữa. Tất cả đều được lưu trữ và mở nhanh chóng chỉ bằng database Table này của Notion.
Dạng bảng – Board
Đối với dạng bảng – Board, Notion sẽ chia nội dung của bạn thành từng thẻ theo các cột như thế này để bạn có cái nhìn bao quát hơn. Tất cả mọi thông tin thuộc ô dữ liệu đó đều sẽ được hiển thị trên 1 thẻ thế này thay vì bạn phải xem theo kiểu ngang như Table.
Tương tự, chỉ cần bấm vào đề mục để thay đổi tên cho phù hợp với nội dung của mình. Bấm dấu … nếu muốn thay đổi màu nhãn dán hoặc ẩn hẳn cột đó.
Ở Board, để hiển thị thêm hoặc bớt thông tin dữ liệu mà bạn đã nhập vào, hãy vào mục Properties để cài đặt. Gạt nút bật/tắt ở các thông tin mà bạn muốn Notion hiện trên màn hình.
Mục Filter và Sort sẽ giúp bạn lược thông tin theo điều kiện và sắp xếp dữ liệu (tăng/giảm) mà bạn đặt ra. Hãy áp dụng tính năng này khi bảng của bạn có quá nhiều thông tin và cần sắp xếp lại để dễ xem hơn nhé!
Dạng danh sách – List
Về mặt hình thức, dạng danh sách sẽ trình bày dữ liệu tương tự như dạng Table nhưng không hiển thị theo từng ô một. Thông tin chỉ đơn giản được viết ra theo hàng ngang. Tuy nhiên, về mặt tính năng, bạn vẫn có thể nhấn vào các dữ liệu để mở ra trong mới, hay các mục Properties, Filter hay Sort đều sẽ được hỗ trợ.
Dạng thư viện ảnh – Gallery
Nếu thông tin dữ liệu mà bạn cần ghi chú ở Notion chủ yếu là hình ảnh hay hình ảnh là tiêu chí quan trọng, vậy thì bạn nên áp dụng database Gallery trong trường hợp này. Có thể tưởng tượng trong trường hợp này rằng dữ liệu của bạn là các tác phẩm trưng bày ở bảo tàng. Với hình ảnh hiện ra rõ nét và chiếm phần lớn nhất trong khi các thông tin liên quan chỉ được ghi chú thích đơn giản nho nhỏ phía dưới. Với các nội dung không có hình ảnh, Notion sẽ chỉ để khung trắng thế này.
Tất nhiên, chỉ cần vào Properties, Filter hay Sort là bạn có thể tuỳ chỉnh thông tin nào hiển thị hay không và sắp xếp theo ý muốn.
Dạng lịch – Calendar
Notion còn 1 dạng database trực quan khác nữa là Calendar nếu bạn muốn ghi chú trực tiếp lên lịch hằng tháng. Khi chọn database Calendar, Notion sẽ tự động tạo 1 cuốn lịch và cho phép bạn thêm bất kỳ nội dung nào. Chỉ cần đưa chuột vào ô ngày tháng đó > nhấn dấu + ở góc > điền thôgn tin cần thiết là xong.
Dạng dòng thời gian – Timeline
Chi tiết hơn dạng Calendar bên trên, bạn có thể đi vào chi tiết từng giờ giấc của mỗi ngày khi sử dụng database này. Với Timeline, việc lên kế hoạch trước là cực kỳ dễ dàng. Bạn nhấn vào ô trống ở bảng bên cạnh để thêm nội dung mới.
Ngoài ra, khi cần sắp xếp lại hay điều chỉnh thời gian, chỉ cần bạn kéo dài thẻ hoặc kéo thả đến ngày giờ mới là Notion đã ghi nhận. Không cần thiết các thao tác như xoá bỏ rồi tạo lại cái mới.
Tạm kết
Như vậy là mình đã giới thiệu đến bạn Notion và các database gồm 6 kiểu mà chúng ta có thể áp dụng vào hầu hết các trường hợp cần thiết chỉ với vài thao tác đơn giản cùng đôi chút chỉnh sửa cho phù hợp. Hi vọng bạn sẽ tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này và sớm gặp lại bạn trong các bài viết sau về Notion nhé!
Xem thêm các bài Thủ thuật Laptop, Thủ thuật Windows.
The post Tìm hiểu thêm về Notion và các database hỗ trợ appeared first on Blog Tùng Xêko.